Temario:

1. Que es caja chica.

2. Caja chica, agujero grande.

3. Caja chica como herramienta financiera.

4. Fondo fijo.

5. Registración: fondo fijo o caja chica.

6. Creación.

7. Funcionamiento.

8. Rendición.

9. Reposición.

10. Con trol interno del efectivo.

11. El control interno de la caja chica.

12. Caja general.

13. Arqueo de caja.

14. Pagos electrónicos.

1. ¿QUÉ ES CAJA CHICA?.

Es un fondo o cantidad de dinero estipulada por la empresa para solventar el pago de gastos menores, propios de las operaciones diarias que conciernen a la compañía.

El fondo de caja chica es administrado y está en custodia de un representante de la empresa como por ejemplo, el Administrador, el contador y en algunos casos la secretaria, rindiendo siempre cuentas al gerente de la oficina.

2. CAJA CHICA, AGUJERO GRANDE.

Muchos de los problemas de dinero en las empresas tienen que ver con la gestión de los gastos cotidianos. ¿Cómo llevar una caja chica para tener el efectivo bajo control?

Trámites imprevistos, viáticos, insumos de oficina, facturas de servicios, compras de último momento, anticipos a empleados o proveedores, son algunos de los gastos que pueden sobrecargar las ya ajustadas cuentas de la empresa y que, por hacerse en efectivo, quedan fuera de control.

No suman mucho en el día a día, pero absorben parte del flujo de dinero y pueden dejar un agujero en la economía.

3. CAJA CHICA COMO HERRAMIENTA FINANCIERA.

La caja chica es una herramienta financiera que facilita estas pequeñas salidas diarias de dinero, con control sobre los fondos. Implica separar una cantidad de dinero para gastos imprevistos o urgentes que solo puedan cancelarse en efectivo, y asignar un administrador para que se ocupe de mantenerla. No hace falta contratar a un contador o ser un experto en finanzas para llevarla adelante y tener mayor control sobre el efectivo que se gasta.

La primera medida para poner orden a las cuentas es analizar el volumen de pagos del negocio que sí o sí deben hacerse en efectivo. Para el resto, es recomendable buscar la manera de implementar pagos con cheques, transferencias, depósitos bancarios u otros medios, de forma de tener un mejor registro de las operaciones y, a la vez, evitar los problemas de seguridad que acarrea el uso de dinero en efectivo.

Con el cálculo de las necesidades diarias promedio de efectivo se debe decidir el monto que se dejará disponible, dónde se guardará –siempre es mejor separarlo y evitar que se mezcle con dinero personal u otros fondos del negocio–, y quién se ocupará de administrarlo. Asimismo, puede definirse detalladamente qué gastos podrán pagarse de ese fondo (por ejemplo, solo compra de materiales de oficina y viáticos) o ponerse un límite al monto a egresar desde allí (por ejemplo, ningún gasto que supere los S/.100.00).

El Encargado recibe su caja chica y se hace responsable por ella. Desde allí realiza los pagos y deja un comprobante por cada operación, de forma que el valor total de la caja chica sea en todo momento el mismo (o bien en dinero en efectivo, o bien en la suma de dinero y comprobantes de gastos). Puede también registrar los gastos en una planilla de cálculo, cuaderno o celular.

Cuando el dinero en efectivo llega a un punto mínimo, se verifican todos los gastos, y se solicita la reposición del efectivo, para que la caja chica pueda seguir operando.

Aun si trabajás solo o manejás sin ayuda todo el dinero del negocio, con una caja chica tendrás mayor claridad acerca de cuándo, cómo y por dónde se va el efectivo. Te ayudará también a mantener las cuentas laborales y personales bien separadas.

4. FONDO FIJO.

Los fondos fijos son los desembolsos para los que han sido destinados se liquidan periódicamente, de tal manera que los fondos se mantengan en el tiempo. La empresa determina la forma, moneda y los límites para su utilización.

Fondo Fijo es el monto de recursos financieros constituido con fuentes de financiamiento distintas a Recursos Ordinarios que se mantiene en efectivo y se utiliza únicamente cuando en la Unidad Ejecutora se requiera efectuar gastos menudos, urgentes que demanden su cancelación inmediata o que, por su finalidad y características, no pueden ser debidamente programados para efectos de su pago mediante otra modalidad

5. REGISTRACIÓN: FONDO FIJO O CAJA CHICA.

Existen muchos casos en los cuales, por medidas de control interno, todos los fondos se depositan en una cuenta bancaria, lo cual significa que no queda dinero disponible dentro de la organización para efectuar los pagos que deben liquidarse rápidamente y en efectivo. Este problema se soluciona mediante la creación de un “Fondo Fijo”, es decir, una suma de dinero que se extra de la cuenta corriente bancaria y queda en la empresa para hacer frente a distintos pagos que puedan surgir.

Este sistema también es utilizable en aquellos casos en los que no se utilice una cuenta recaudadora, creándose lo que se denomina “Caja Chica”.

Tanto el fondo fijo como la caja chica están sujetos a ciertas condiciones que establece la organización sobre su uso, tales como el monto máximo de pago, los conceptos permitidos y los no permitidos de ser abonados por este medio, monto mínimo de efectivo, etc. A su vez, es posible la existencia de varios fondos fijos en caso que la organización lo requiera, ya sea por contar con distintas localizaciones geográficas, separación física de distintas áreas de la organización, varios puntos de ventas y demás.

6. CREACIÓN.

El fondo fijo se crea mediante la emisión de un cheque contra una cuenta corriente bancaria de la empresa, por el monto establecido, entregando los fondos a la persona responsable que estará a cargo de su manejo para que realice los pagos dentro de las condiciones establecidas.

Para ejemplificar esto, crearemos un fondo fijo por el monto de S/.2,000.00 con la emisión de un cheque contra el Banco X cuenta corriente. La registración sería así:

Sin embargo, en el caso que utilicemos fondo fijo pero sin cuenta recaudadora, lo cual se denomina “Caja chica”, es usual que los fondos para su creación se retiren de la cuenta “Caja”, como se ve en el siguiente ejemplo.

7. FUNCIONAMIENTO.

Una vez creado el fondo fijo, el responsable del mismo efectuará todos los pagos correspondientes y conservará la documentación pertinente, esto hasta el final de periodo contable, o bien, hasta que el monto de dinero disponible disminuya hasta cierta cantidad. En este momento se debe proceder a la rendicion del fondo fijo, con la finalidad de volver a disponer del total del dinero previsto en el fondo.

8. RENDICIÓN.

A la hora de efectuar la rendición, el responsable del fondo fijo debe confeccionar lo que se llama “Planilla de rendición”, en la cuál se especifican todos pagos que fueron realizados acompañados de los comprobantes correspondientes a cada uno.

Esta planilla, acompañada de los comprobantes, es elevada al area contable para que este tome conocimiento de los pagos efectuados, realice el contro correspondiente, y registre las variaciones patrimoniales que se han producido.

Para continuar con el ejemplo, en este periodo se tuvo que emitir pagos por servicios, adelantos de sueldos y se compraron diversas cosas para la actividad cotidiana de la empresa. Todo esto se realizó con el dinero del fondo fijo, por lo que la registración de la rendición será:

9. REPOSICIÓN.

Una vez hecha y registrada la rendición, lo que corresponde es llevar el mondo del fondo fijo a su valor original. Para esto, la registración es muy similar a la de creación. Siguiendo con el ejemplo sería así:

10. CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO.

Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propósito de monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros mediante:

División del trabajo
Delegación de autoridad
Asignación de responsabilidades
Promoción de personal eficiente
Identificación del personal con las políticas de la Empresa.

El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de depósito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente contenido por:

Efectivo en caja
Cuentas bancarias

Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los

errores y pérdidas.

11. EL CONTROL INTERNO DE LA CAJA CHICA.

debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente:

Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por caja chica. Los que excedan dicho límite, se deberán pagar con cheques.
Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su eliminación.
Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.
La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal.
La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo.
El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos, según se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica.

Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán estar aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el monto pagado.

12. CAJA GENERAL.

Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Se carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depósito de los mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicará el efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja.

El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dineroefectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.

Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero.

Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada " Diferencias de Caja". Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta "Diferencias de Caja" se deberá cancelar contra la de "Pérdidas y Ganancias".

13. ARQUEO DE CAJA

¿Qué es arqueo de caja?

El arqueo de caja es el análisis de las transacciones del efectivo, en un momento determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y si el saldo que arroja esta cuenta corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.

Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada diferencias de caja. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta diferencias de caja se deberá cancelar contra la de pérdidas y ganancias.

14. PAGOS ELECTRÓNICOS

Un sistema de pago electrónico es un sistema de pago que facilita la aceptación de pagos para las transacciones en línea a través de Internet.

Los EPS o sistemas de pagos electrónicos, realizan la transferencia del dinero entre compradores y vendedores en una acción de compra-venta electrónica a través de una entidad financiera autorizada por ambos. Es, por ello, una pieza fundamental en el proceso de compra-venta dentro del comercio electrónico.

A. CASO PRACTICO - PRESENCIAL.

C.V. " MANEJO ADECUADO DE CAJA CHICA PARA SECRETARIAS".